giovedì 10 marzo 2011

Prenotazioni di eventi: utili ma costose

Offrire al pubblico dei musei e luoghi scientifici la possibilità di prenotare la partecipazione e eventi è un servizio richiesto e apprezzato. Ma ha costi in termini economici, di risorse e di tempo che il pubblico e i gestori degli eventi ignorano o sottovalutano. Ecco solo alcune attività e difficoltà che influiscono sui costi di gestione delle prenotazioni:
  • un servizio di prenotazione online è una applicazione informatica robusta e sicura che deve essere sviluppata o adattata da un programmatore, cioè un professionista
  • bisogna offrire la possibilità di prenotare per telefono, e quindi avere una persona che se ne occupi, a quanti non sono in grado di usare strumenti online
  • il sistema di prenotazione può richiedere l'integrazione, cioè un adattamento software, con altri sistemi informatici, per esempio per l'emissione di biglietti
  • l'accettazione del pubblico prenotato a un evento è un compito in gran parte manuale che richiede tempo e almeno una persona che se ne occupi (verifica della prenotazione, eventuale pagamento del biglietto di ingresso)
  • se l'accettazione del pubblico non è sufficientemente veloce si creano code all'ingresso che ritardano l'inizio dell'evento
  • buona parte del pubblico prenotato non si presenta
  • parte del pubblico si presenta in numero superiore o inferiore alla quantità prenotata, rendendo necessaria una riallocazione dei posti che porta via tempo (e spesso si creano spiacevoli discussioni...)

3 commenti:

  1. Andrea Pagani11 marzo 2011 10:16

    non ho capito se ti riferisci a un evento in particolare o se è un discorso generale.
    Comunque è vero, il gioco deve valere la candela: quindi o si organizza il tutto in modo che funzioni bene, o tanto vale lasciar perdere e accettare di avere (si spera) la coda fuori un'ora prima dell'apertura.

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  2. Andrea, parlo in generale. Non sono contrario alle prenotazioni. Ma è importante che sia gli organizzatori sia il pubblico siano consapevoli dei costi nascosti.

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  3. Buongiorno Paolo,
    sono responsabile in Italia di SuperSaaS, una web company che fornisce servizi di prenotazione online. Concordo con lei sui primi due punti, che ritengo irrinunciabili. L'integrazione con applicazioni di biglietteria è un'opzione, ma esistono soluzioni alternative che non la richiedono e necessitano al massimo di una persona dedicata. Per quanto riguarda pagamento e liste d'attesa, che abbattono notevolmente il rischio di no-show, queste sono già disponibili, il tutto a costi abbordabili da chiunque. Le prenotazioni online, nella mia esperienza, tendono a "scaricare" il lavoro di segreteria e gestione eventi, permettendo di dirottare risorse ed energie su altre priorità. E quindi, alla fine, di risparmiare.

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