Prenotazioni di eventi: utili ma costose

Offrire al pubblico dei musei e luoghi scientifici la possibilità di prenotare la partecipazione e eventi è un servizio richiesto e apprezzato. Ma ha costi in termini economici, di risorse e di tempo che il pubblico e i gestori degli eventi ignorano o sottovalutano. Ecco solo alcune attività e difficoltà che influiscono sui costi di gestione delle prenotazioni:

• un servizio di prenotazione online è una applicazione informatica robusta e sicura che deve essere sviluppata o adattata da un programmatore, cioè un professionista
• bisogna offrire la possibilità di prenotare per telefono, e quindi avere una persona che se ne occupi, a quanti non sono in grado di usare strumenti online
• il sistema di prenotazione può richiedere l'integrazione, cioè un adattamento software, con altri sistemi informatici, per esempio per l'emissione di biglietti
• l'accettazione del pubblico prenotato a un evento è un compito in gran parte manuale che richiede tempo e almeno una persona che se ne occupi (verifica della prenotazione, eventuale pagamento del biglietto di ingresso)
• se l'accettazione del pubblico non è sufficientemente veloce si creano code all'ingresso che ritardano l'inizio dell'evento
• buona parte del pubblico prenotato non si presenta
• parte del pubblico si presenta in numero superiore o inferiore alla quantità prenotata, rendendo necessaria una riallocazione dei posti che porta via tempo (e spesso si creano spiacevoli discussioni...)